logo Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten

Språkprofil for FNSP

Språkprofilen gjelder for nettløsningen til helseforetak (HF), private ideelle sykehus med driftsavtale, sykehusapotek, IKT-foretak, regionale helseforetak (RHF) og heleide selskaper. Profilen er imidlertid enkelte steder spisset mot helseforetakene som har behandling av pasienter som sin kjernevirksomhet.

Klart språk

Språket er vårt viktigste arbeidsverktøy. Vi bruker det hver dag i dialogen med pasienter, pårørende og kollegaer. Godt språk er en forutsetning for at denne dialogen skal fungere, og det er derfor FNSP har retningslinjer for innhold og skriving.

Hvordan du skriver på jobb er ikke en privatsak.

I FNSP skal vi bruke klart språk -  tydelig, forståelig og korrekt språk som er tilpasset dem vi skriver for. Å uttrykke seg klart betyr ikke å forenkle språket. Vi har av og til behov for å bruke fagspråk. Det viktige er at teksten er tilpasset mottakerne og deres ulike forutsetninger og behov. Tungt og uklart språk i tekster fra det offentlige kan gjøre at mange ikke forstår sine rettigheter og plikter. (Den gylne pennen, laeringsplattformen.dfo.no)

Språkprofilen skal hjelpe oss til å kommunisere klart og tydelig. I tillegg sier språkprofilen noe om hvordan vi skal møte dem vi kommuniserer med. Helse er et personlig og for mange svært følsomt tema. Vi må skrive på en måte som gjør at folk føler seg godt ivaretatt når de er i kontakt med spesialisthelsetjenesten.

Språk

Retningslinjene i språkprofilen gjelder for både nynorsk, bokmål og samisk. Uansett hvilket skriftspråk vi bruker, skal vi skrive klart og tilpasse teksten til mottakeren. 

Helseforetakene kan ha bokmål eller nynorsk som tjenestemål, eller være språklig nøytrale. For de med valgt tjenestemål, skal all informasjon være på valgt språk. For de språklig nøytrale, skal det veksles mellom målformene slik at det blir en rimelig balanse mellom disse.

Norsk og samisk er likestilte i Helse Nord og deler av Helse Midt-Norge. For disse skal i utgangspunktet pasientinformasjon også være tilgjengelig på samisk. I den grad det ikke er praktisk mulig, tilbyr vi brukerne bokmålsversjonen av innholdet.

Funksjonell sakprosa

Innholdet skal skrives som «funksjonell sakprosa». Funksjonell sakprosa er alle brukstekstene vi møter i hverdagen, samfunns- og yrkeslivet. Tekstene har gjerne en helt konkret, praktisk funksjon. I mange tilfeller er det helt uviktig hvem som har skrevet teksten. Det som teller, er at teksten gjør jobben sin, at den fungerer etter hensikten. (Norsk digital læringsarena ndla.no). Det vil si at forfatteren henvender seg som skribent på vegne av en institusjon til målgruppene, andre institusjoner eller enkeltpersoner i kraft av sin rolle eller status.

Oppsummering av språkprofilen

Her er en oppsummering, en "onepager", som kan brukes i det daglige klarspråkarbeidet.

Oppsummering av språkprofilen (pdf)
Små folk som leser en bok. Illustrasjon

1. God tone og klart språk

Denne delen av språkprofilen inneholder retningslinjer for hvordan du skriver klart og forståelig og gir teksten en god tone. Retningslinjene gjelder for alle typer tekster, på nettsider eller i andre kanaler.

Forbered teksten din før du begynner å skrive

Hvis du ikke har klart for deg hva du vil si før du begynner å skrive, er det vanskelig å uttrykke det presist. Du risikerer dermed at leseren ikke får med seg budskapet. Før du begynner å skrive, tenk gjennom følgende:

  • Hva ønsker du at den som leser teksten, skal få med seg? Hvilke spørsmål kan leseren ha?
  • Hvorfor skal du formidle det? Tenk nøye gjennom hva du vil oppnå med teksten din. Tenk også over om den du skriver til, er i en sårbar situasjon.
  • Hvem trenger informasjonen? Er leseren en privatperson eller en fagperson?
  • Skal leseren vite eller gjøre noe spesielt etter å ha lest teksten? Få fram om leseren skal ta stilling til og vurdere informasjonen, gjøre noe, ta kontakt hvis noe er galt, eller eventuelt ikke gjøre noe.

 

Sørg for at teksten har en passende tone

Spesialisthelsetjenesten skal uttrykke seg klart og forståelig - slik Språkrådet kaller balansert. Ikke for høytidelig, og ikke for kameratslig. Det betyr at vi skal unngå ord og uttrykk som sjelden brukes i dagligspråket. Språkets tone skal ligne en menneskelig dialog og være personlig. Målet er å forhindre unødig avstand mellom avsender og mottaker.

Tonen i teksten skal gjøre leseren trygg på at vi informerer og formidler budskapet på en ordentlig måte.

  • Vi skriver tekster som er lette å forstå, men vi overforenkler ikke.
  • Vi bruker medisinske ord og uttrykk, men sørger alltid for å forklare dem.
  • Vi omtaler vanskelige temaer, men hjelper leserne gjennom å unngå komplisert språk.
  • Vi skriver «du» og «vi», men vet at «pasienten» og «sykehuset/helseforetaket/helseregionen» av og til er det beste.


Vi skal unngå

  • lange og kompliserte setninger med mange innskudd
  • upersonlige uttrykksmåter (man og en)
  • substantivtunge setninger
  • partisippformer (foreliggende, beliggende, hjemmehørende, gjeldende)
  • innskutte komplekse ledd
  • enkel bestemmelse (denne bok, dette dokument)
  • stive og foreldede ord og uttrykk

Vi skal unngå denne stilen fordi den er

  • tung og upersonlig
  • skaper avstand og kan virke nedlatende
  • kan gjøre budskapet vanskelig å forstå

2. Slik skriver vi

Små personer som ser på en PC. Illustrasjon
Våre prinsipper

Våre prinsipper:

Husk hvem som er målgruppen.

Skriv det viktigste først.

Bruk korte setninger og enkle ord.

Legg inn luft og bruk kulepunkter.

Ha et aktivt språk (ikke s-endinger!).

Sørg for riktig bruk av overskrifter, bilder, lenker, og filer.

 

 

Innholdet i teksten

Det er ditt ansvar å vise leseren hva som er den viktigste informasjonen. Start derfor med den informasjonen som er viktigst for leseren. De viktigste beskjedene må komme klart og tydelig fram. Det gjelder særlig de beskjedene som innebærer at leseren må gjøre noe aktivt. Lenger ned – etter hovedbudskapet og de viktige beskjedene – kan du komme med annen informasjon.

Det viktigste skal komme først. Tittel, ingress og første avsnitt er avgjørende for at leseren finner frem.

Som oftest skriver vi til en konkret målgruppe. Da henvender du deg direkte til leseren ved å bruke personlige pronomen som «du» og «dere». «Du» og «dere» bidrar også til en vennligere og mer imøtekommende tone i teksten, og det er i tråd med hvordan vi ville formulert oss muntlig. Unngå ubestemte pronomen som «man» og «en», siden det kan gjøre det uklart hvem det er som skal gjøre noe. Vi skal i all hovedsak skrive «du» og «vi», «oss» og ikke «pasient» og «sykehuset» eller «helseforetaket» i våre tekster.

Slik: Vi analyserte vannprøvene i mikroskop
Ikke slik: Det ble foretatt en mikroskopisk analyse av vannprøvene.

Det er likevel viktig å vurdere bruk av begrep i hver sak. Ofte er pasientinformasjon ikke bare ment for pasienten. Derfor kan det for mange lesere virke feil at vi skriver «du». Noen ganger egner «pasienten» seg bedre. Hvis vi skriver: «pasienten kan oppleve...», kan dette virke beroligende på leseren når vi omtaler skremmende innhold, men «pasienten» kan i mange tilfeller også virke for formelt.

Et aktivt språk er enklere å lese og forstå enn hvis du bruker passiv form (der subjektet blir utsatt for noe og ikke handler selv). Forklar hvem som gjør hva.

Slik: Du kan klage på behandlingen.
Ikke slik: Denne behandlingen kan påklages.

Tips: Let etter s-endinger og skriv dem om! «Det anmodes om, man henvises til.»

Ønsket om å skrive kort og effektivt fører noen ganger til at budskapet blir redusert til noen få ord. Det kan gjøre budskapet uklart, og en kort tekst kan dermed gå på bekostning av forståeligheten. Du må gjerne skrive kort, men aldri kortere enn at budskapet ditt kommer klart fram.

Pasienter og pårørende skjønner ikke alltid faguttrykkene, men fagfolk skjønner alltid vanlige uttrykk. Bruk norske ord når du skriver på norsk. Unngå stammespråk. Dersom det er nødvendig å bruke vanskelige ord, forklar alltid hva ordene betyr.

Slik: Det er viktig å trene når du kommer hjem etter operasjonen.
Ikke slik: Det er essensielt med vedlikeholdstrening etter hjemkomst.

Når vi kommuniserer med folk som ikke selv er fagpersoner på det aktuelle området, må vi vite at fagbegrep ofte er ukjente og vanskelige å forstå. I disse tilfellene må du sørge for å forklare begrepene eller bruke andre ord. Når du skriver for fagpersoner, er det selvsagt greit å bruke fagbegreper som de er kjent med.

Slik forklarer du faguttrykk: Røntgen av lungene (røntgen thorax) er en vanlig undersøkelse, og gjerne den første undersøkelsen for å kartlegge lungesykdommer.

Vi kommuniserer med alle typer mennesker, både profesjonelle lesere og mindre trente lesere. Noen av leserne har norsk som morsmål, andre har det ikke. I tillegg må vi ha i tankene at mange av leserne våre kan ha lese- og skrivevansker. Dette må vi ta høyde for når vi skriver. Uansett hvem vi skriver for, har leserne lettere for å lese og forstå:

  • korte ord framfor lange
  • kjente ord framfor uvanlige
  • konkrete ord framfor abstrakte

Velg derfor de mest konkrete formene av ordene når du kan. Bruk enkle verb framfor avanserte substantiver. 

Slik: Vurdere
Ikke slik: Foreta en vurdering

Du konkretiserer et substantiv ved å gi det enten en artikkel (en lov) eller en bøyningsendelse (loven). Vi bruker nesten alltid artikkel eller bøyningsendelse når vi snakker, og vi bør derfor bruke det når vi skriver.

Bruk dobbel bestemmelse (denne loven) framfor enkel bestemmelse (denne lov). Enkel bestemmelse henger igjen fra det danske embetsmannsspråket, og bidrar til å gjøre teksten stiv og utdatert.

Slik: Overlege Per Abrahamsen har undersøkt pasienten.
Ikke slik: Overlege Per Abrahamsen har foretatt en undersøkelse av pasienten.

Mange ord har overlevd i skriftspråket selv om de ikke lenger blir brukt muntlig. Ordene har blitt til sjargong som vi gjerne tyr til fordi «det bare er blitt slik». Disse ordene kan gjøre teksten unødvendig stiv og oppstyltet, og i verste fall vanskeligere å forstå. Unngå derfor å bruke gammelmodige ord. Bruk i stedet ord vi bruker i dagligtalen. Vi skal velge norske ord og uttrykksformer.

Slik: «Pasient» og «pasienten døde»
Ikke slik: «Kasus» og «pasienten gikk ad mortem».

Se opp for i forhold til. I forhold til betyr i de aller fleste sammenhenger sammenlignet med. Men uttrykket blir brukt på feil måte og som fyllord av mange. Språkrådet kommer med gode eksempler på feil bruk av i forhold til, og hva vi heller burde si. Ofte kan det fungere fint å si når det gjelder eller med tanke på der du kanskje ellers feilaktig ville brukt i forhold til.

En tekst som flyter godt, veksler mellom lengre og kortere setninger. Sørg likevel for at de lange setningene ikke har mange tillegg og innskudd som gjør det vanskelig for leseren å forstå dem.

Gi teksten en god struktur

Tekstens lengde er avhengig av innhold og presentasjon. Skriv tilstrekkelig langt til at brukerne får løst oppgaven du mener han eller hun skal løse. Fjern deretter unødvendig informasjon. God presentasjon ved bruk av typografiske virkemidler og et aktivt og enkelt språk, sikrer leservennligheten. Folk er vant til å skrolle mer enn før.

Når vi skriver praktisk informasjon, er det viktig at leseren får svar på alle problemstillinger og spørsmål rundt temaet. Skriv gjerne langt, men unngå tekst for teksten skyld.

Noe av det enkleste du kan gjøre for å få en leservennlig tekst, er å bruke mellomtitler. Mellomtitler gir leseren oversikt over de viktigste punktene i teksten og legger til rette for at hun/han kan skumlese informasjonen. Dessuten blir du som avsender tvunget til å tenke kritisk gjennom strukturen i teksten. Bruk mellomtitler i alle tekster på over en halv side. For at mellomtitlene skal fungere godt, bør de bestå av mer enn bare et stikkord. De må være informative og oppsummere avsnittene.

En overskrift skal si noe om hva teksten tar for seg. Sørg for å gi nok informasjon i overskriften, slik at leseren skjønner hva teksten handler om bare ved å lese overskriften. Både et spørsmål og en setning kan egne seg som overskrift. Skriv meningsfulle overskrifter som inneholder nøkkelord (triggerord) og som skaper interesse. Da vil leseren raskt fange opp hva teksten handler om.

Uthev alltid titler med overskriftsstilene i publiseringsløsningen, ikke bruk «fet skrift».

Del inn teksten i luftige avsnitt. Store tekstblokker er lite leservennlige og gir leseren et inntrykk av at teksten er vanskelig å forstå. Luftige avsnitt bryter derimot opp teksten, slik at det blir lettere å få oversikt. Et luftig avsnitt er på tre til seks linjer. Luftige avsnitt hjelper deg også med å organisere teksten som hører logisk sammen. I tillegg er det lettere å lage en god mellomtittel til et kort og luftig avsnitt.

Punktlister er et nyttig verktøy for å skape oversikt i en tekst. For at en punktliste skal fungere godt, må hvert punkt ha lik form. Det vil si at punktene består av enten fullstendige setninger, kortere fraser eller stikkord. Punktene må heller ikke være for lange. Du skal derfor ikke plassere hele avsnitt i en punktliste – da må du heller skille ut avsnittene med egne mellomtitler.

Sørg også for å ha tegnsettingen på plass:

  • Hvis punktene ikke er fullstendige setninger, skal de ha liten forbokstav og ikke punktum til slutt.
  • Hvis de er fullstendige setninger, skal de ha både stor forbokstav og punktum.
  • Det skal bare være kolon etter innledningsordene dersom det ville vært kolon der i vanlig, løpende tekst

Lag gode setninger

Setningskonstruksjoner bør være korte og aktive. Unngå vanskelige setninger der leseren roter seg bort.

  • Hold til venstre når du skriver. De viktigste ordene først i hver setning.
  • Ikke vær redd for å sette punktum. Korte setninger gjør teksten enklere å lese.
  • Prøv å holde deg til én tanke i hver setning, ett poeng i hvert avsnitt.

Bindeord og bindestrek forlenger periodene mellom hvert punktum. Og, men, for, komma og tankestreker signaliserer at det er mulig å sette flere punktum i teksten. Punktum øker lesbarheten.

Spar på hjelpeverbene må, skal, vil, bør. Det holder som regel å bruke ett av dem i teksten.
Skriv heller «er» enn «vil være». Ikke skriv «vil måtte være», hvis du kan skrive «kan være».

Slik: På nettsidene våre finner du informasjon om sykdom og behandling.
Ikke slik: På nettsidene våre vil du kunne finne informasjon om sykdom og behandling.

Slik: Tre leger har vurdert saken
Ikke slik: Tre ulike leger har vurdert saken

Skriv «stoppe», «dekke», «ende med» i stedet for «stoppe opp», «dekke opp», «ende opp med». Skriv «det er slik at» i stedet for «det er jo slik at».

Pass på at du har god flyt i teksten. Ikke bruk mange lenker i samme tekst, det kan virke som en «stopper». Hvis du bruker lenker i tekst til andre nettsteder eller dokumenttyper må du huske å bruke Alt tekst!

I løpende tekst skriver vi ut ordene. Du kan bruke velkjente forkortede navn på sykdommer, men skriv den fullt ut første gang den forekommer i teksten. Eksempel: Multippel sklerose (MS)

Vi skriver:

  • en til tolv med bokstaver
  • fra 13 og videre med tall
  • en tredel, ikke 1/3
  • prosent, ikke %
  • Store tall skrives med mellomrom: 3 500 000.
  • Skriv alltid 1970-tallet, ikke 70-tallet eller 80’årene.

Tegnsetting og formatering

En god struktur med mellomtitler, luftige avsnitt og punktlister gjør teksten oversiktlig. I tillegg kan du framheve ord eller setninger som er spesielt viktige. Da kan du bruke grafiske virkemidler i Word som kursiv, fet, understreking og STORE BOKSTAVER. Husk likevel at virkemidlene har større effekt jo sjeldnere du bruker dem. Overdriver du, blir teksten slitsom å lese.

Fet skrift, understreking og kursiv:

  • Fet skrift bruker du først og fremst til overskrifter og mellomtitler. Bruk stilene i publiseringsløsningen.
  • Understreking bruker du bare når du skal markere lenker til nettadresser. Det gjelder i både tekster på papir- og på nett.
  • Kursiv kan du bruke til å utheve enkeltord. Vær varsom med å bruke kursiv for mye, særlig i nett-tekster, siden kursiv er vanskeligere å lese på skjerm.

Vær spesielt oppmerksom når du bruker store bokstaver. Store bokstaver er vanskeligere å lese enn små. I tillegg kan mange oppfatte store bokstaver som roping. Mottakeren kan dermed oppfatte det uthevede budskapet ditt som kommanderende og til og med uhøflig, selv om hensikten er å sørge for at mottakeren får med seg viktige beskjeder.

Unngå mye bruk av parenteser og anførselstegn. Pass på tegnsettingen. Riktig tegnsetting gjør teksten lettere å lese. Ikke stol blindt på stavekontrollen. Les korrektur og be gjerne en kollega lese gjennom teksten også.

  • Bruk tankestrek som sitatstrek, ikke den korte bindestreken.
  • Bruk kolon, ikke semikolon.

  • Tenk at tittelen skal være enkel. Tittelen på en artikkel skal gi mening selv om den ikke står sammen med en ingress.
  • Unngå komma og utropstegn i tittelen.
  • Ingressen skal kort summere sakens hovedpoeng og bør ikke være mer enn to setninger. Maks 30 ord – helst under 20.
  • Vent med detaljer til brødteksten.

Lenker representerer fordypning og mer informasjon for leseren. For spesialisthelsetjenesten er det også et viktig virkemiddel for å få brukeren til å utføre ønsket handling (for eksempel «bruk av selvbetjeningstjenester»).

Har du mange lenker kan disse samles i bunn av teksten (bruk lenkestilen i løsningen).

  • Ved lenker som skal få brukeren til å utføre en handling er det viktig å gjøre setningen aktiv. Vi skriver: «Sjekk dine resepter» – ikke «eResept».
  • Vi lenker opp meningsfulle nøkkelord i teksten. Det gjør teksten mer skannbar og enklere å lese.
  • Unngå å lenke ikke-konkrete ord som «her» og «les mer». Vi skriver «Slik finner du frem på St. Olav» – ikke «Klikk her for å finne kart».
  • Gi brukeren et hint om hvor lenken går. Er det snakk om en ekstern lenke, er det en lenke til et PDF-dokument, en video eller er det en lenke til en side på samme nettsted?
  • Vi lenker ikke samme ord flere ganger i samme tekst.

Retningslinjer ved lenker:

  • Vi lenker til informasjon som kan gi merverdi til tekstene vi skriver.
  • Vi lenker til nøytrale og pålitelige kilder.
  • Vi opplyser brukerne om hva slags dokument vi lenker til.

Husk at vi også har et ansvar for de sidene vi lenker til. Vi må derfor prøve å lenke til nettsider av høy kvalitet og uten kommersielle ressurser. Ansvaret strekker seg bare ett nivå nedover. Vi behøver ikke spørre om lov for å lenke til et annet nettsted.

3. Andre virkemidler enn tekst

Helse Stavanger. Bilde

Foto: Svein G Lunde

Helse Stavanger sett fra luften

Tekst er den primære uttrykksformen vår – både for å formidle budskap og for å uttrykke personlighet. Andre virkemidler brukes imidlertid der det er hensiktsmessig. Ved bruk av ikke-tekstlig innhold supplerer vi med alternativ tekst for å sikre at innholdet er universelt tilgjengelig.

Foto

Foto skal i utgangspunktet støtte og forsterke budskapet som formidles i tekst. Motivet må derfor være relevant og beskrivende. I tillegg skal uttrykket være ekte og inkluderende.

Foto som design

Enkelte steder brukes foto som en viktig del av designen:

  • Forside: Bildet skal representere helseforetakets kjernevirksomhet overfor hovedmålgruppene – pasientbehandling. Bildet bør være autentisk og ekte, og støtte opp under helseforetakets mål
  • Stort stedsbilde: Bruk gjerne bilder av bygningsmassen, med fokus enten på beliggenhet eller arkitektur

Redaksjonell bildebruk

Vi bruker bilder redaksjonelt der de har en klar hensikt. Den primære bruken er å støtte opp om og forsterke øvrig innhold, og dermed lette forståelsen av det. Bilder kan også brukes som supplement til annet innhold for å bidra til å nå målene i strategien. For eksempel kan bilde av ansatte bidra til å gi innholdet en varmere og mer autentisk tone, noe som er med på å skape trygghet.

Bilder av ansatte

Bilder av ansatte kan benyttes, for eksempel under en oversikt over avdelinger dersom det gir merverdi for brukerne av nettsidene. Redaktørene er ansvarlig for vedlikehold og oppdatering ved endringer i organisasjonen, nyansatte og ansatte som slutter. Bruk av bilder må følge virksomhetens retningslinjer og være i tråd med regelverk for samtykke, bruk av bilder og e-poster.

Film

Vi bruker film som supplement til tekst der det gir merverdi for brukerne. Et eksempel er beskrivelse av en MR-undersøkelse. Opplevelsen av undersøkelsen kan formidles mer effektivt gjennom film enn tekst og bidra til økt trygghet.

Filmer i fellesinnholdet skal ha med «Laget av [helseforetak] for sykehusene i Norge».

Ved bruk av film respekterer vi alltid tiden til brukerne våre. Bildet som vises før filmen skal være meningsbærende. Vi bør komme raskt til poenget og som hovedregel skal filmene være så korte som mulig. Filmer/video som inneholder lyd skal være tekstet.

Filmer/video må tilfredsstille kravene i personopplysningsloven (GDPR, jf. kap. 6.2.1) og krav til universell utforming (UU). Sjekkliste for filmer/video og krav til UU finner du på difi.no.

For å nå brukerne også i andre flater enn på nettstedet, bruker vi etablerte distribusjonskanaler, som hovedregel YouTube eller Vimeo.

Bruk infografikk, grafikk m.m.

Infografikk, eksempel på prosent.

Infografikk

Infografikk fungerer svært godt til å forenkle kompliserte sammenhenger. Eksempler er:

  • Anatomi, plassering av organer osv.
  • Statistiske data (for eksempel utvikling av antall behandlinger ved et helseforetak over tid)
  • Historisk utvikling i form av tidslinjer

Det er viktig at samspillet mellom tekst og illustrasjon er god når vi bruker infografikk. Gi alltid en kort tekstlig forklaring på det illustrasjonen viser. Av hensyn til de som har lesevansker legger vi inn alternativ tekst på all infografikk så sant den gir brukerne merverdi. Vi skriver «Grafen viser at antall operasjoner av prostatekreft har økt fra 1000 i 1970 til 2000 i 2015», ikke «Grafen viser utviklingen av operasjoner av prostata ved HF-et».

Kart

Avdelinger og steder presenteres med illustrasjonskart over hvor helseforetaket har sykehus og behandlingssteder.

For å beskrive det innvendige landskapet på stedet, bruker vi kart som er utarbeidet lokalt. Bruk det samme kartet som brukerne finner på informasjonstavler, skilting, brosjyrer osv., slik at opplevelsen brukeren har på nettstedet henger sammen med det fysiske møtet med helseforetaket.

 

 

Språkprofilen er utarbeidet av FNSP i samarbeid med kommunikasjonsrådgiver i Vestre Viken.

Sist oppdatert 12.09.2023